BAB I
PENDAHULUAN
A
Latar belakang masalah
Semakin baik pendidikan suatu bangsa, semakin baik pula kualitas bangsa
itu, itulah asumsi secara umum terhadap program pendidikan suatu bangsa. Secara
faktual pendidikan digambarkan aktivitas sekelompok orang seperti guru dan
tenaga kependidikan lainnya dalam melaksanakan pendidikan. Oleh sebab itu dalam
suatu lembaga pendidikan diperlukan suatu kegiatan administrasi pendidikan
diantaranya ketatausahaan yang mengelola
pencacatan, pengumpulan, penyimpanan data dan dokumen yang dapat dipergunakan
untuk membantu pimpinan dalam pengambilan keputusan, surat menyurat serta
laporan-laporan mengenai kegiatan sekolah agar dapat melancarkan perkembangan
sekolah sebagai suatu kesatuan yang hidup untuk mencapai tujuan sekolah.
B
Rumusan masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas dapat kami
rumuskan suatu masalah sebagai berikut :
1.
Apa pengertian Tata Usaha ?
2.
Bagaimana peranan dan pentingnya
tata usaha?
3.
Bagaimana sistem Kerja
Ketatausahaan?
4.
Bagimana tunjangan Tata Usaha
Terhadap Garapan-garapan Administras Pendidikan?
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Tata Usaha
Tata usaha merupakan salah satu kegiatan administrasi pendidikan di
sekolah. Dalam bahasa Inggris tata usaha sering disebut “office management”.
Administrasi tata usaha merupakan merupakan seluruh proses kegiatan yang
direncanakan dan dilaksanakan/diusahakan secara sengaja dan bersungguh-sungguh,
serta membina kegiatan-kegiatan yang bersifat tulis menulis di sekolah agar PBM
semakin efektif dan efisien untuk membantu tercapainya tujuan pendidikan yang
telah ditetapkan. Administrasi tata usaha merupakan serangkaian kegiatan
mencatat, menyimpan, menggandakan, menghimpun, mengolah, dan mengirim
benda-benda tertulis serta warkat yang pada hakikatnya menunjang seluruh
garapan administrasi sekolah/pendidikan.[1]
Administrasi ketatausahaan merupakan
kegiatan administrasi pendidikan yang mengelola pencatatan pengumpulan,
penyimpanan data dan dokumen yang dapat dipergunakan untuk membantu pimpinan
dalam pengambilan keputusan, urusan surat menyurat serta laporan-laporan
mengenai kegiatan sekolah. Secara terperinci, kegiatan tata usaha meliputi
beberapa aktivitas yang diberlakukan dalam suatu organisasi atau sekolah, yaitu
: menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan. Keenam
kegiatan ini tidaklah merupakan suatu urutan waktu, tetapi dapat berlangsung
berdiri sendiri atau dalam suatu rangkaian mulai dari aktivitas manapun.
B. Peranan dan pentingnya tata usaha
Setiap pekerjaan untuk mencapai
tujuan tertentu dalam suatu organisasi mempunyai segi-segi ketatausahaan.
Kantor dapat diibaratkan jasad hidup yang sangat penting. Setiap pekerjaan yang
sifatnya operasional untuk mencapai tujuan organisasi dilayani oleh kantor ini.
Tanpa tata usaha, kegiatan sekolah tidak akan lancar, apalagi untuk mengembangkannya.
Peranan atau kegunaan tata usaha ini
dalam garis besarnya adalah sebagai
berikut :
- Membantu pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan induk untuk mencapai tujuan sekolah.
- Meyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan sekolah, guru-guru, atau personal lainnya terutama untuk keperluan perencanaan, pembuatan keputusan dan pengendalian yang menjadi tugas pokoknya.
- Melancarkan perkembangan sekolah sebagai suatu kesatuan yang hidup.
C. Sistem Kerja Ketatausahaan
Cara kerja ketatausahaan yang baik
adalah kerja yang efisien. Efisiensi kerja diperlukan dalam ketatausahaan
dengan tujuan agar segala pekerjaan dapat diselesaikan dengan cepat dan rapi.
Adapun asas-asas efisiensi kerja
tata usaha adalah sebagai berikut :
- Asas perencanaan, untuk mencapai suatu tujuan, perlu direncanakan hal-hal yang dikerjakan.
- Asas penyederhanaan, sistem kerja yang ruwet dan sukar perlu disederhanakan agar menjadi mudah dan ringan.
- Asas penghematan, biaya pekerjaan yang mahal dapat dicegah dengan cara penghematan pemakaian benda yang berlebihan. Biaya tata usaha harus sepadan dengan penggunaanya.
- Asas penghapusan, kegiatan yang perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang dicapai dapat ditiadakan.
- Asas penggabungan, pekerjaan-pekerjaan yang mempunyai persamaan atau dapat dikerjakan dalam satu langkah, dapat digabung menjadi satu.
Prinsip-prinsip kerja administrasi kantor diantaranya :[2]
1.
Pahami fungsi-fungsi pokok
administrasi sekolah serta tugas-tugas yang terlibat dalam pemenuhannya.
2.
Kembangkan dan nilai secara periodic
suatu sistem pencatatan yang terintegrasi. Hindarkan duplikasi dan pemeliharaan
catatan-catatan yang telah tidak dipakai sejauh mungkin.
3.
Persiapkan dalam tulisan suatu
ikhtisar tentang prosedur yang perlu bagi penyelesaian setiap tugas pokok.
4.
Pahami prosedur-prosedur dan
periksa kegunaannya.
5.
Sediakan kesempatan bagi staf
sekolah untuk mendiskusikan fungsi-fungsi, tugas-tugas, prosedur-prosedur, dan
catatan-catatan.
6.
Gunakan catatan dan laporan
sebagai pelayanan kepada organisasi dan bukan terutama sebagai alat untuk
mengatur dan mengontrol atau untuk melayani tuntutan-tuntutan dari luar.
D. Tunjangan Tata Usaha Terhadap Garapan-garapan Administrasi
Pendidikan
Secara singkat tunjangan
administrasi tata usaha terhadap garapan-garapan administrasi pendidikan adalah
sebagai berikut :[3]
1)
Terhadap administrasi peserta
didik
Sejak dari kegiatan penerimaan siswa baru, mengisi
buku induk dan buku klaper, penataan siswa dalam kelas, sampai siswa eksit dari
sekolah, semuanya banyak dilakukan kegiatan tulis menulis yang melancarkan
seluruh kegiatan administrasi siswa.
2)
Terhadap administrasi kurikulum
Seperti pembuatan satuan pelajar ( SATPEL ) merupakan
tugas guru sepenuhnya, tetapi penulisan dan penggandaanya adalah termasuk
kegiatan tata usaha ( tulis menulis ). Juga tugas evaluasi adala tugas guru,
tetapi pengisianya ke dalam legger dan rapor adalah tugas tulis menulis yang
bisa dilakukan oleh guru sendiri, tapi dapat diserahkan kepada tata usaha.
3)
Terhadap administrasi sarana dan
prasarana
Tugas-tugas perencanaan pengadaaan, prakualifikasi,
pengadaan, penyimpanan, dan seterusnya sampai penghapusan adalah tugas
admnistrasi sarana yang sarana yang kegiatan-kegiatan pada umumnya lebih banyak
ditekankan pada kegiatan tata usaha, seperti inventarisasi, penyaluran,
pemeliharaan, rehabilitasi, dan seterusnya.
4)
Terhadap administrasi anggaran/biaya
Pembuatan rencana anggaran, pembukuan. Serta pengisian
buku kas, mempertanggungjawabkannya, serta membuat laporan bertanggungjawaban
anggaran pendidikan adalah pekerjaan bendahara, juru bayar serta
pembantu-bantunya, tetapi pengetikan daftar gaji, laporan, dan sebagainya
adalah kegiatan tulis menulis.
5)
Terhadap administrasi organisasi
Kegiatan pengorganisasian structural dan tata jenjang
memang erat hubungannya dengan tugas-tugas pembuatan kebijakan. Namun semuanya
itu jelas tidak lepas dari kegiatan tulis menulis, seperti menggambaran
struktur organisasi di tingkat sekolah, regional sampai nasional. Demikian juga
organisasi tata jenjang pendidikan
sebagai alat pelaksana kebijakan pendidikan, disebarkan dengan jasa tata
usaha ( tulis menulis ).
6)
Terhadap administrasi hubungan
sekolah dengan masyarakat
Pembuatan program, pelaksanaan program sampai evaluasi
program husemas serta tindak lanjutnya merupakan tugas administrasi husemas,
namun penjabaran kegiatan-kegiatannya tak dapat lepas dari kegiatan tulis
menulis, penulisan program, pembuatan dan pengiriman surat-surat, pembuatan
surat izin dan sebagainya.
7)
Terhadap administrasi tata laksana
Sudah jelas bahwa segala kegiatan administrasi tata
laksana merupakan kegiatan tulis menulis, seperti telah diutarakan di muka
tentang kegiatan-kegiatan menerima surat, mengagenda, memproses, menggandakan,
mengarsip, sampai mengirim surat keluar, seluruhnya merupakan pekerjaan tulis
menulis juga.
8)
Terhadap supervise pendidikan
Tidak hanya terhadap ketujuh bidang garapan saja
tetapi kepada kegiatan supervise pendidikan pun selalu mendapat tunjangan yang
tidak sedikit dari kegiatan tata usaha.
BAB
III
PENUTUP
Simpulan
Administrasi Tata Usaha merupakan
seluruh proses kegiatan yang direncanakan dan dilaksanakan/diusahakan secara
sengaja dan bersungguh-sungguh, serta membina kegiatan-kegiatan yang bersifat
tulis menulis di sekolah agar PBM semakin efektif dan efisien untuk membantu
tercapainya tujuan pendidikan yang telah ditetapkan.
Peranan atau kegunaan tata usaha ini
dalam garis besarnya adalah sebagai
berikut :
a)
Membantu pelaksanaan
pekerjaan-pekerjaan induk untuk mencapai tujuan sekolah.
b)
Meyediakan keterangan-keterangan
bagi pimpinan sekolah, guru-guru, atau personal lainnya terutama untuk keperluan
perencanaan, pembuatan keputusan dan pengendalian yang menjadi tugas pokoknya.
c)
Melancarkan perkembangan sekolah
sebagai suatu kesatuan yang hidup.
Adapun
asas-asas efisiensi kerja tata usaha adalah sebagai berikut :
a )
Asas perencanaan, untuk mencapai
suatu tujuan, perlu direncanakan hal-hal yang dikerjakan.
b )
Asas penyederhanaan, sistem kerja
yang ruwet dan sukar perlu disederhanakan agar menjadi mudah dan ringan.
c )
Asas penghematan, biaya pekerjaan
yang mahal dapat dicegah dengan cara penghematan pemakaian benda yang
berlebihan. Biaya tata usaha harus sepadan dengan penggunaanya.
d )
Asas penghapusan, kegiatan yang
perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang dicapai dapat ditiadakan.
e )
Asas penggabungan,
pekerjaan-pekerjaan yang mempunyai persamaan atau dapat dikerjakan dalam satu
langkah, dapat digabung menjadi satu.
Tunjangan administrasi tata usaha terhadap garapan-garapan administrasi pendidikan
diantaranya :
a )
Terhadap administrasi peserta
didik
b )
Terhadap administrasi kurikulum
c )
Terhadap administrasi sarana dan
prasarana
d )
Terhadap administrasi
anggaran/biaya
e )
Terhadap administrasi organisasi
f )
Terhadap administrasi hubungan
sekolah dengan masyarakat
g )
Terhadap administrasi tata laksana
h )
Terhadap supervisi pendidikan
DAFTAR
PUSTAKA
A. Ahmad Muljani.
1983 Administrasi Pendidikan di
Sekolah, Yogyakarta.
Afifuddin, MM dkk.
Administrasi Pendidikan, Insan Mandiri, Bandung.
H. Gunawan Ary.
1996 Administrasi Sekolah,
Rineka Cipta, Jakarta.
Oteng Sutisna.
1989 Administrasi
Pendidikan : Dasar Teoritis Untuk Praktek Professional,
Angkasa, Bandung.
[1]
Ary H. Gunawan. 1996. Administrasi Sekolah.
Jakarta : Rineka Cipta. Halaman 170.
[2]
Oteng Sutisna. 1989. Administrasi Pendidikan : Dasar Teoritis Untuk Praktek
Professional. Bandung : Angkasa. Halaman 147-148
[3]
Ary H. Gunawan. 1996. Administrasi
Sekolah. Jakarta : Rineka Cipta. Halaman 170-172.
0 komentar:
Posting Komentar